一条记录，从中心仓库到办公桌。
每台设备按序列号登记，产品类别、品牌型号、发票与保修信息都在同一张卡片上。设备调拨到别的单位时，历史记录只会累加，不会被覆盖。
按单位、按仓库
中心仓库、区域仓库和各单位的现有量分开呈现；单位之间、期间之间可在一屏内比较。
领用与移交单
设备可领用到个人或单位；移交单由系统生成，签字件回传后附在记录上。
按序列号追踪
同一序列号不会同时出现在两个地方。发货、调拨、退回都写入该设备的履历。
生命周期与报废
故障记录、维修与保修历史、报废流程都留在设备自己的卡片上。
有多少人，就配多少设备。
把单位的岗位构成录入系统，为负责人、科长、经办人和窗口人员分别设定设备标准。需求由编制算出来，而不是靠估。
按岗位设标准
每个岗位都设定电脑、显示器、打印机和扫描仪的标准；编制一变，需求随之更新。
现有量与标准的差额
单位现有资产与标准比对，缺口和富余按单位逐项列出。
业务量同样计入
纳税人数量、办件量等规模指标会把窗口繁忙的单位区分出来，规划不只看人数。
在单位的图纸上规划设备。
各单位的建筑与机电图纸上传到系统。哪个房间需要几个点位，以及数据布线和电气施工方案，都从图纸推算出来——缺失的基础设施在施工前就能看见。
图纸档案
平面图、机房和机电图纸可从单位卡片直接打开；修订版本按日期保留，不互相覆盖。
数据与电力方案
按布局算出需要多少信息点位、多少 UPS 插座，布线需求在进场之前就已明确。
施工前核查
若向基础设施尚未就绪的单位安排发货，记录会被标记——设备出库前就能发现问题。
设备一旦超过 UPS，系统先开口。
每类产品都定义了功耗。单位的设备越积越多时系统会计算总负载；现有 UPS 带不动，就给出预警和建议容量。
负载计算
单位内所有设备的总负载以 kVA 计算，每次安排新发货都会自动重算。
容量预警
超过阈值即产生预警，建议的 UPS 容量会自动进入需求计划清单。
电池与定期维护
电池更换日期、风扇和定期维护按设备跟踪，到期的自动进入待办清单。
预警出现在发货环节：设备出库之前，要么把 UPS 一并规划，要么把这批发货拆开——避免现场装了设备却供不上电。
做过的工作，连同照片留在档案里。
外包服务施工前后都拍照并上传系统。机房状况、布线、安装与维护，都能从单位卡片上直观回看。
服务照片
承包商做了什么，连同日期、工单和照片一并入档，结算讨论有据可依。
机房档案
各单位机房定期拍照，今天的机柜可与过去的状态并排比较。
作业历史
安装、搬迁、故障和维护记录连同照片，留在设备和单位各自的历史里。
单位的申请，汇成年度需求计划。
单位通过系统提出需求。申请会连同岗位标准、现有资产和故障历史一起评估，通过的部分形成当期采购计划。
单位提交申请
单位填写需求和理由，并在自己的界面上跟踪申请处在哪一环节。
集中评估
收到的申请按单位、产品类别和优先级汇总；超出标准的会被标记。
需求与采购计划
获批申请带着数量和预估费用，形成当期需求计划。
发货、移交与领用
采购到的设备从中心仓库发往单位；移交单和领用记录在同一个流程中生成。