Was steht wo, wem ist es zugewiesen, was fehlt?
Kayra führt das gesamte IT-Inventar an einer Stelle — vom Zentrallager bis zum Schreibtisch in der Außenstelle. Es berechnet den Bedarf aus dem Stellenplan, plant die Infrastruktur auf den Gebäudeplänen und warnt vor dem Versand, wenn die USV die Last nicht trägt.
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Ein Datensatz — vom Zentrallager bis zum Schreibtisch.
Jedes Gerät ist mit Seriennummer erfasst; Warengruppe, Marke und Modell, Rechnung und Garantie stehen auf derselben Karte. Wechselt ein Gerät den Standort, wird seine Historie ergänzt und nicht überschrieben.
Nach Standort und Lager
Zentrallager, Regionallager und jeder Standort werden getrennt ausgewiesen; Standorte und Zeiträume lassen sich auf einem Bildschirm vergleichen.
Zuweisung und Übergabeprotokoll
Geräte werden Personen oder Standorten zugewiesen; das Übergabeprotokoll erzeugt das System, die unterschriebene Fassung hängt am Datensatz.
Verfolgung per Seriennummer
Dieselbe Seriennummer kann nie an zwei Orten stehen. Versand, Umsetzung und Rücknahme werden in die Gerätehistorie geschrieben.
Lebenszyklus und Aussonderung
Störmeldungen, Service- und Garantiehistorie sowie die Aussonderung liegen auf der Karte des Geräts.
So viele Beschäftigte, so viel Hardware.
Die Dienstpostenverteilung jedes Standorts wird erfasst; für Leitung, Sachgebietsleitung, Sachbearbeitung und Schalterdienst gelten eigene Hardwarenormen. Der Bedarf ergibt sich aus dem Stellenplan, nicht aus Schätzungen.
Norm je Dienstposten
Für jeden Dienstposten sind PC, Monitor, Drucker und Scanner als Norm hinterlegt; ändert sich der Stellenplan, ändert sich der Bedarf mit.
Bestand gegen Norm
Der Bestand eines Standorts wird gegen die Norm gestellt; Fehlmengen und Überhänge kommen standortweise als Liste heraus.
Auch die Auslastung zählt
Kennzahlen wie Fall- oder Vorgangszahlen heben stark frequentierte Standorte hervor — geplant wird nicht allein nach Kopfzahl.
Hardware auf den Plänen des Gebäudes planen.
Architektur- und Infrastrukturpläne der Standorte werden hochgeladen. Wie viele Anschlüsse je Raum nötig sind, dazu Datenverkabelung und Elektroplanung, ergibt sich aus dem Plan — fehlende Infrastruktur fällt vor der Installation auf.
Planarchiv
Grundrisse, Serverraum und Infrastrukturpläne öffnen sich direkt aus der Standortkarte; Revisionen bleiben mit ihrem Datum erhalten.
Daten- und Stromplan
Wie viele Datendosen und wie viele USV-gesicherte Steckdosen der Grundriss verlangt, steht vorher fest; der Verkabelungsbedarf ist vor dem Einbautag bekannt.
Prüfung vor der Installation
Ist ein Versand an einen Standort ohne fertige Infrastruktur geplant, wird der Vorgang markiert — der Mangel ist sichtbar, bevor die Geräte losfahren.
Übersteigt die Hardware die USV, meldet es das System zuerst.
Für jede Produktart ist die Leistungsaufnahme hinterlegt. Mit jedem Gerät am Standort wächst die berechnete Gesamtlast; trägt die vorhandene USV sie nicht, erscheint eine Warnung samt empfohlener Kapazität.
Lastberechnung
Die Gesamtlast aller Geräte eines Standorts wird in kVA berechnet und bei jeder geplanten Lieferung automatisch neu ermittelt.
Kapazitätswarnung
Beim Überschreiten der Schwelle entsteht eine Warnung; die empfohlene USV-Kapazität landet von selbst in der Bedarfsplanung.
Akkus und Wartung
Akkuwechsel, Lüfter und turnusmäßige Wartungen werden je Gerät verfolgt; was fällig wird, erscheint auf der Liste.
Die Warnung kommt beim Versand: Bevor die Hardware losgeht, wird entweder die USV eingeplant oder die Lieferung geteilt — damit vor Ort nichts eingebaut wird, was sich nicht versorgen lässt.
Die geleistete Arbeit bleibt mit Fotos in der Akte.
Fremdleistungen werden vorher und nachher fotografiert und hochgeladen. Zustand des Serverraums, Verkabelung, Installation und Wartung lassen sich von der Standortkarte aus visuell nachvollziehen.
Fotos der Leistung
Was die Fremdfirma getan hat, steht mit Datum, Auftrag und Fotos im System — Abrechnungsgespräche stützen sich auf Belege.
Serverraum-Archiv
Jeder Serverraum wird in Abständen fotografiert; der heutige Schrank steht neben seinem früheren Zustand.
Vorgangshistorie
Installation, Umzug, Störung und Wartung bleiben samt Fotos in der Historie von Gerät und Standort.
Aus den Anträgen der Standorte wird der Jahresbedarf.
Standorte melden ihren Bedarf im System. Jeder Antrag wird zusammen mit Norm, Bestand und Störungshistorie bewertet; genehmigte Anträge werden zum Beschaffungsplan der Periode.
Standort stellt den Antrag
Der Standort erfasst seinen Bedarf mit Begründung und verfolgt den Stand des Antrags am eigenen Bildschirm.
Gebündelte Bewertung
Eingehende Anträge werden nach Standort, Warengruppe und Priorität gebündelt; alles außerhalb der Norm wird markiert.
Bedarfs- und Beschaffungsplan
Genehmigte Anträge werden mit Menge und geschätzten Kosten zum Bedarfsplan der Periode.
Versand, Übergabe, Zuweisung
Beschaffte Geräte gehen aus dem Zentrallager an den Standort; Übergabeprotokoll und Zuweisung entstehen im selben Ablauf.
Auf Ihrem Server, mit Ihren Daten.
Kayra läuft im Netz Ihres Hauses; Inventardaten, Pläne und Fotos verlassen es nicht. Die Installation wird auf Ihre Standortstruktur und Ihren Stellenplan zugeschnitten.
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